Referatas RAŠTVEDYBOS IR DUOMENŲ APDOROJIMO KOMPIUTERIU NAMŲ DARBAS

9.8 (2 atsiliepimai)

Apimtis
3893 žodžiai (-ių)
Kategorija
Raštvedyba

Rašto darbas
Rašto darbas
Rašto darbas
Svarbu! Žemiau pateiktos nuotraukos yra sumažintos kokybės. Norėdami matyti visos kokybės darbą spustelkite parsisiųsti.


RAŠTVEDYBOS IR DUOMENŲ APDOROJIMO KOMPIUTERIU NAMŲ DARBAS

1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus: 3

1.1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai? 3-4

1.2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai? (informaciniai

siunčiamieji ir vidaus dokumentai). 5-7

1.3. Kaip turi būti sudaromos ir formuojamos įstaigos bylos? Kas tai yra bylų no-

menklatūra? 8-12

1.4. Kaip vykdoma dokumentų vertės ekspertizė? 13

1.5. Apibūdinkite dalykinio laiško užsienio partneriams sudedamąsias dalis.

Kokie bendrieji rašymo į užsienį dalykinio laiško reikalavimai? 14-21

2. Mokėti parengti: įvairius raštus, pažymą, aktą, protokolą, įsakymą, prašymą,

gyvenimo aprašymą. 22

2.1. Parengti dokumentai 22-31

Priedai 32-42

Naudota literatūra ir interneto svetainės 43

1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:

1.1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?

1.1.1. Visa ggaunama įstaigos, įmonės ar organizacijos korespondencija yra priimama už tai atsakingo skyriaus arda darbuotojo. Visa korespondencija yra paskirstoma vadovo nustatyta tvarka.

1.1.2. Gauti dokumentai išimami iš vokų ir peržiūrimi. Vokai prie dokumentų nesegami, nebent siuntėjo adresas yra nurodytas tiktai ant voko. Arba reikia pašto antspaudo dokumento išsiuntimo ir gavimo datai įrodyti.

Jeigu gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų priedų, apie tai pranešame siuntėjui.

1.1.3. Jeigu dokumentai yra atnešti blogu adresu, juos persiunčiame adresatui arba grąžiname siuntėjui kartu su voku.

1.1.4. Jeigu kartu su gaunamu dokumentu (prašymu, pareiškimu) yra ppateikiami asmens dokumentai (asmens pasas, gimimo liudijimas, socialinio draudimo pažymėjimas), tai padarius asmens dokumentų kopijas, originalai yra bgrąžinami pateikusiajam.

1.1.5. Gaunami dokumentai, kurie yra adresuoti įmonei, įstaigai ar organizacijai, jų vadovams, poskyriams arba darbuotojams, turi būti registruojami.

Yra neregistruojamų gaunamų raštų, tai: sveikinimai, kkvietimai, reklaminiai bukletai, privatūs laiškai ir kt. Kurie nėra susiję su įmonės, įstaigos ar organizacijos veikla, atsakomybe ir rizika, kuri kyla dėl dokumentų neįregistravimo.

1.1.6. Visi gaunami dokumentai, kurie turi būti registruojami, yra suregistruojami į gautų dokumentų registracijos žurnalą (1 priedas, 32 psl.). Ant gautų dokumentų yra užrašoma dokumento gavimo registracijos žyma. Ji yra rašoma arba dedamas spaudas gauto dokumento pirmo lapo viršutinėje paraštėje dešiniam kampe. Žymą sudaro:

1.1.6.1. įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas kuri gavo dokumentą (įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas gali būti sutrumpintas);

1.1.6.2. po juo žodelis „Gauta”;

1.1.6.3. po juo rašoma dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pvz.:

1.1.7. Gauti dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų įrengimais, kurie garantuoja dokumento patikimumą, yra atspausdinami ir užregistruojami gautų dokumentų registracijos žurnale bendra tvarka. Jeigu vėliau įmonė, įstaiga ar oorganizacija gauna šitų dokumentų originalus, tai jie yra užregistruojami tuo pačiu numeriu ir data, kaip gauti prieš tai dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų įrenginiais.

1.1.8. Visi įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje užregistruoti dokumentai yra perduodami vadovui. Vadovas susipažįsta su gautais dokumentais ir, jeigu reikia, parašo rezoliucijas, kuriomis paskiria atsakingus asmenis, užduotis ir jų įvykdymo terminus.

Rezoliucija rašoma tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento teksto laisvame lapo plote, kad neliestų kitų rekvizitų. Rezoliucija dažniausiai rašoma ranka. Rezoliucijoje rašoma atsakingo asmens (vykdytojo) vardas iir pavardė, užduoties turinys, jos įvykdymo terminas (jeigu reikia), parašas, data, pvz.:

ISOS vedėjui

S.Makarevičiui

Operatyviai atsakyti raštu

iki 2003-05-07

(parašas)

2003-05-02

Jeigu užduotis dokumente yra pavedama atlikti keliems darbuotojas, tai pirmoji yra rašoma už užduoties vykdymą atsakingo asmens.

1.1.9. Vadovas dokumentus su rezoliucijomis grąžina skyriui arba darbuotojui atsakingam už dokumentų registraciją. Rezoliucijos yra surašomos į gautų dokumentų registracijos žurnalą ir tada dokumentai yra perduodami darbuotojams atsakindiems už užduočių vykdymą.

1.1.10. Darbuotojas atsakingas už užduoties vykdymą atlikęs ją, dokumentą įsega į ylą, jeigu jis atsakingas už šios bylos sudarymą. Arba atiduoda skyriui ar darbuotojui atsakingam už šios bylos sudarymą.

Jei užduotis yra įvykdoma pranešant duomenis telefonu, tada atsakingas asmuo pasirašo ir nurodo datą, kada buvo skambinta, dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės.

1.2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai? (informaciniai siunčiamieji ir vidaus dokumentai).

1.2.1. Įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parengti dokumentai yra užregistruojami tada, kai juos pasirašo ar patvirtina.

1.2.2. Dokumentai duodami pasirašyti arba tvirtinti turi būti parašyti nustatyta tvarka ir suderinti:

1.2.2.1. tvarkomieji dokumentai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.) turi būti vizuoti juos rengusių asmenų, bei kitų atsakingų darbuotojų. Taip pat nustatytais atvejais pagal teisės norminius aktus – gali būti suderinti su suinteresuotomis įstaigomis, įmonėmis ar organizacijomis, pvz.: įstaigos bylų nomenklatūra derinama su VValstybiniu archyvu;

Suderinimo žyma, atlikus tam skirtas procedūras, rašoma po parašo rekvizitu arba po teksto baigiamuoju brūkšniu (organizaciniuose dokumentuose). Ji susideda iš žodžio “SUDERINTA”, įstaigos, su kuria dokumentas buvo derinamas, vadovo pilno pareigų pavadinimo, parašo, vardo ir pavardės bei suderinimo datos, išdėstytų kampiniu vėliaviniu būdu kairėje lapo pusėje. Suderinimo žymuo negali išsiplėsti toliau dokumento vidurio, pvz.:

SUDERINTA

Klaipėdos apskrities valstybinio

archyvo direktorius

(parašas)

Vilius Matonis

2003-05-07

Jei derinama su keliomis įstaigomis, tokie patys suderinimo žymens rekvizitai tik dar vienos suinteresuotos įstaigos rašomi dokumento viduryje, lygiagrečiai pirmajai suderinimo žymai.

Dokumentas gali būti suderintas raštu (kitu dokumentu), tada suderinimo žymoje paliekami visi rekvizitai, išskyrus parašo, vardo ir pavardės bei datos vietoje įrašomas gauto rašto data, dokumento pavadinimas ir jo numeris, pvz.:

SUDERINTA

Lietuvos Respublikos Socialinės

apsaugos ir darbo ministras

2003-05-07 raštu Nr. 0-00-(00)

Dokumento rengėjo nuorodą sudaro rengėjo vardas ir pavardė, telefono numeris ir kiti duomenys, leidžiantys su juo susisiekti (faksas, elektroninio pašto adresas ir kt.), išdėstyti vienoje eilutėje paskutinio lapo apačioje virš apatinės dokumento paraštės kairėje lapo pusėje, pvz.:

Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el. paštas: janinaj@xxx.lt

1.2.2.2. vadovui duodami tvirtinti dokumentai (sąrašai, aktai, planai, taisyklės, nuostatai ir kt.) turi būti pasirašyti atsakingų darbuotojų. Jeigu reikia tvirtinamieji dokumentai būna vizuoti jų rengėjų;

1.2.2.3. informacinių siunčiamųjų įstaigos, įmonės ar organizacijos ddokumentų (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.) teikiama tvirtinti tiek egzempliorių, kiek pasirašytų bus siunčiama, ir egzempliorius su rengusio dokumentą darbuotojo viza. Jeigu siunčiamas dokumentas yra atsakymas į gautą raštą, tai jis pateikiamas kartu su dokumentu, į kurį yra atsakoma.

1.2.3. Paprastai tik vienas dokumento egzempliorius būna pasirašomas arba tvirtinamas.

Jeigu informacinis siunčiamasis dokumentas yra adresuotas keliems nurodytiems adresatams, tada yra pasirašoma ant kiekvieno dokumento egzemplioriaus skirto kiekvienam adresatui.

Jeigu siunčiamas dokumentas pagal adresatų sąrašą arba yra apibendrintai nurodyti adresatai, tada gali būti pasirašytas tik vienas siunčiamo dokumento egzempliorius, o adresatams išsiunčiame dokumento patvirtintas kopijas arba nuorašus.

Jeigu dokumento sudarytojų yra ne vienas, o keletas, tai pasirašoma tiek egzempliorių dokumento, kiek sudarytojų buvo rašant dokumentą.

1.2.4. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra registruojami vieną kartą. Tvarkomieji, informaciniai, siunčiamieji bei kiti įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti dokumentai yra užregistruojami jų pasirašymo arba tvirtinimo dieną. Kol dokumentai nesuregistruoti, tolimesnės procedūros sustabdomos.

1.2.5. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra registruojami tokia tvarka:

1.2.5.1. dokumentų registracijos žurnale ir dokumente yra įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos data ir registracijos numeris;

1.2.5.2. taip pat dokumentų registracijos žurnale yra įrašomas dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys);

1.2.5.3. atsižvelgiant į įmonės, įstaigos ar organizacijos vykdomą veiklą, joje naudojamas technologijas bei registruojamus dokumentus, dokumentų registracijos žurnale gali būti įvairių papildomų su dokumentų

tvarkymu susijusių duomenų: užduoties vykdytojo parašas, kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos, rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė, užduotis ir jos įvykdymo data), bei kiti reikalingi duomenys.

1.2.6. Kai dokumentus užregistruoja, yra atliekamos šios tolesnės procedūros:

1.2.6.1. įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje paruoštos dokumentų kopijos ir nuorašai yra tvirtinami antspaudu, kuris yra dedamas taip, kad uždengtų kelis paskutinius dokumento kopijas ar nuorašus tvirtinančio asmens pareigų pavadinimo simbolius, organizaciniuose dokumentuose antspaudas dedamas po baigiamuoju brūkšniu;

1.2.6.2. informaciniai siunčiamieji dokumentai yra išsiunčiami adresatams, o patvirtinti dokumentų nuorašai vizuoti rrengėjų yra įsegami į bylas.

Jeigu adresatams yra siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar nuorašai, arba dokumentas siunčiamas elektroniniu paštu ar faksu ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, į bylą yra segamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas. Tiktai dokumentuose siunčiamuose elektroniniu paštu ar kitokiais telekominikacijų įrenginiais dokumento rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas.

Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, tai į bylą jis segamas kartu su dokumentu, į kurį atsakoma.

1.2.6.3. jeigu reikia su tvarkomaisiais dokumentais darbuotojai būna supažindinami pasirašytinai ir tada dokumentai būna susegami įį bylą;

Supažindinimo žyma rašoma paskutinio lapo antroje pusėje vėliaviniu kampiniu būdu parašant žodį “Susipažinau” po to “Sutinku” arba “Nesutinku”, rašant parašo, vardo ir pavardės bei datos arabiškų skaitmenų grupėmis rekvizitus. Jeigu darbuotojas parašo, kad “Nesutinku” prie to dokumento reikia pridėti iir nesutikusio darbuotojo paaiškinimą kodėl jis nesutinka, pvz.:

Susispažinau

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(data)

arba

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

(data)

1.2.6.4. jeigu darbuotojus reikia supažindinti pasirašytinai su patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo žymos yra rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar nuorašuose; kopijos ar nuorašai yra segami į darbuotojų asmens bylas, jei kitaip nenumatyta;

1.2.6.5. tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių dokumentų patviritntos kopijos ar nuorašai, jei reikia yra persiunčiami pavaldžiops įstaigoms, įmonėms ar organizacijoms arba perduodami asmenims atsakingiems už užduoties vykdymą;

1.2.6.6. informaciniai įstaigos, įmonės ar organizacijos vidaus dokumentai segami į bylą po jų užregistravimo ar po užduočių įvykdymo.

Jeigu kitoms įstaigoms, įmonėms ar organizacijoms reikia šių dokumentų patvirtintų kopijų ar nuorašų, tai jos siunčiamos su lydraščiu.

1.3. Kas tai yra bylų nomenklatūra? Kaip turi būti sudaromos ir formuojamos įstaigos bylos?

Bylų nomenklatūra. Bylų sudarymas.

Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ttvarkymui, bei jų valdymui visose veiklos srityse ir tvarkingam bylų sudarymui garantuoti turi bųti sudarytas numatomų pildyti bylų planas kuris vadinamas – bylų nomenklatūra.

Bylų nomenklatūra (2 priedas, 33-34 psl.) yra rengiama kiekvienais metais, likus 1 mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų pradžios.

1.3.1. Bylų nomenklatūroje bylos yra suskirstytos pagal įstaigos, įmonės ar organizacijos veiklos sritis bei atliekamas funkcijas. Bylų nomenklatūroje iš eilės kaip punktai yra numeruojamos įstaigos, įmonės ar organizacijos veiklos sritys, o kiekvienos srities bylos yra numeruojamos atskira numeracija, kaip papunkčiai.

1.3.2. Bylų nomenklatūroje kkiekvienai įrašytai bylai yra suteikiamas numeris, jį sudaro bylų nomenklatųros punkto ir papunkčio eilės numeriai. Bylos numeris gali būti papildytas ir kitais duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 6.2-55 (6.2 – eilės numeris „Tarnautojų asmens bylos”, 55 – struktūrinis padalinys „Gargždų poskyris”).

1.3.3. Bylų nomenklatūroje surašomos visos bylos kurias įstaiga, įmonė ar organizacija ves arba tęs kitais raštvedybiniais metais.

Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lirtuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38, kitais norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

Jeigu byloms nėra nustatyti saugojimo terminai teisės norminiais aktais, tada saugojimo terminą bylų nomenklatūroje siūlo ir nurodo įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija, kuri dokumentus įvertina pagal jų reikalingumo kriterijus.

Bylų nomenklatūroje turi būti nurodomi už bylų tvarkymą atsakingi skyriai arba darbuotojai.

1.3.4. Bylų nomenklatūra sudaroma remiantis bendrais bylų sudarymo principais:

1.3.4.1. bylos yra sudaromos iš dokumentų, įstaigos, įmonės ar organizacijos parašytų ar gautų per vienus raštvedybinius metus, išskyrus bylas kurios yra tęsiamos, jos yra sudaromos iš tų dokumentų kurie sukaupiami per tam tikrą apibrėžtą proceso laikotarpį;

1.3.4.2. dokumentai yra segami pagal jų saugijimo terminus į atskiras bylas;

1.3.4.3. į atskiras bylas yra segami dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai;

1.3.4.4. bylos gali būti sudarytos pagal įvairius požymius: rrūšis, temas, dokumentų sudarytojus. Pasirenkant vieną požymį ar jų derinį:

– įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) yra segami į atskiras bylas pagal jų rūšis ir saugojimo terminus.

Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir kt.) yra segami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie patvirtinti.

– gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos, įmonės ar organizacijos veiklos klausimais (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) turi būti segami pagal jų rūšis ir kas juos sudarė. Tačiau jei jų yra gaunama nedaug, jie gali būti segami į vieną bylą.

– dokumentai kuriais yra susirašinėjama bylos sudaromos pagal temas.

– pasibaigus dokumentų registracijos žurnalų pildymo laikotarpiui, yra segami į bylas pagal jų saugojimo laikotarpį. Jeigu žurnalas nesudaro atskiros bylos tai jį segame į žurnale registruotų dokumentų bylas.

Jeigu žurnalai yra pildomi skaitmeninėse laikmenose, juos atspausdiname ir segame į bylas. Jeigu tie žurnalai turi būti saugomi iki 5 metų, jie gali būti saugomi skaitmeninėse laikmenose.

– darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų, patvirtintų dokumentų kopijų ir nuorašų, tiesiogiai susijusių su konkrečiu darbuotoju per visą jo dirbtą laiką įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje.

1.3.5. Bylų antraštės bylų nomenklatųroje turi būti konkrečios, nurodyti turinį ir rūšį dokumentų esančių byloje:

1.3.5.1. jeigu byloje yra susegti dviejų rūšių dokumentai, tada bylos antraštėje turi būti nurodomos abi dokumentų rūšys;

1.3.5.2. jeigu byloje vienu klausimu yra susegti trijų iir daugiau rūšių dokumentai, tai bylos antraštėje apibendrintai yra rašoma „dokumentai”;

1.3.5.3. jeigu byla yra sudaryta iš vieno dokumento, tai jos antraštė bus dokumento pavadinimas;

1.3.5.4. susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėje turi būti nurodyti apibendrinti arba konkretūs korespondentų pavadinimai bei susirašinėjimo temos, pvz.: Susirašinėjimo su policijos nuovadomis asmenų registracijos darbo biržoje klausimais dokumentai;

1.3.5.5. planų, ataskaitų, sąmatų ir panašių bylų antraštėse turi būti nurodomas apimamas laikotarpis, pvz.: 2002 metų sąmata; 2002 metų mėnesių ataskaitos;

1.3.5.6. bylų antraštėse negalima vartoti pavadinimų trumpinimų ir nekonkrečios formuluotės, pvz.: benkras susirašinėjimas ir pan.

1.3.6. Sudarytos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą yra rašomos viena apibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos. Vienarūšėms byloms bylų nomenklatūroje duodamas vienas numeris (indeksas), o pastabose yra parašomas jų apskaitos dokumentas, pvz.: Pagal sąrašą; Pagal žurnalą.

1.3.7. Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija svarsto bylų nomenklatūros projektą. Jeigu dokumentų ekspertų komisija pritaria bylų nomenklatūros projektui, bylų nomenklatūra toliau derinama su įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentus komplektuojančiu valstybiniu archyvu, jei įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų valstybinis archyvas nekomplektuoja – su įstaiga, įmone ar organizacija kuriai ji pavaldi ar kurios reguliavimo sričiai priklauso.

Du bylų nomenklatūros egzemplioriai turi būti teikiami derinimui, prieš tai turi būti pasirašyti atsakingo rengėjo ir vizuoti įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisijos pirmininko. Vienas bylų nomenklatūros egzempliorius lieka teikiančiai derinti

įstaigai, įmonei ar organizacijai, o kitas įstaigai, įmonei ar organizacijai su kuria yra derinama bylų nomenklatūra.

1.3.8. Jei per raštvedybinius metus yra gaunama arba parašoma dokumentų, kurių byloms nėra numatyta antraščių bylų nomenklatūroje, yra rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas (3 priedas, 35 psl.). Į šį sąrašą įrašytoms naujoms byloms yra suteikiamas numeris, kuris eina iš eilės pagal patvirtintos bylų nomenklatūros atitinkamo punkto papunktį.

Šitas sąrašas kartu su kitų metų bylų nomenklatūra yra derinamas ir tvirtinamas.

1.3.9. Jei vienarūšių bylų sudarymo nenustato kiti teisės norminiai aktai, ttai tos bylos yra įrašomos į bylų apskaitos žurnalus, sąrašus (4 priedas, 36 psl.).

1.3.10. Dokumentai į bylas per raštvedybinius metus pagal patvirtintą bylų nomenklatūrą yra segami pagal šiuos reikalavimus:

1.3.10.1. segamų dokumentų į bylą rūšys ir turinys turi atitikti bylų nomenklatūroje įrašytą bylos antraštę. Ant bylos turi būti užrašyti bylos antraštė ir indeksas;

1.3.10.2. į bylą segamas tik vienas dokumento egzempliorius. Jei buvo gautas dokumentas elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų įrenginiais ir buvo užregistruotas, jame yra rezoliucija, o vėliau buvo atsiūstas šito dokumento originalas, įį bylą yra segami originalus dokumentas ir seniau gautas lapas su jį gavusios įstaigos, įmonės ar organizacijos parašytais rekvizitais;

1.3.10.3. jei tvarkomoje byloje netaikomi kiti sisteminimo reikalavimai, tai dokumentai susegami chronologine tvarka;

1.3.10.4. jeigu dokumentai vardiniai, tai byloje jie sisteminami pagal pavardes abėcėlės tvarka;

1.3.10.5. jeigu ddokumentai segami su priedais ir pridedamais dokumentais, tai priedai ir pridedami dokumentai segami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jeigu priedų ir pridedamų dokumentų yra labai daug, jie gali būti segami į atskirą bylą;

1.3.10.6. byloje gali būti segama vaizdinė medžiaga, įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parengti įvairūs leidiniai, kurie susiję su įstaigos, įmonės ar organizacijos atliekama veikla ir funkcijomis;

1.3.10.7. dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas nesegami;

1.3.10.8. dokumentai kurie saugojami ilgai arba nuolatinai į bylas segami išėmus segtukus ir sąvaržėles;

1.3.10.9. sudaromoje byloje lapų negali būti daugiau kaip nuo 150 iki 200. Jei lapų yra daugiau yra sudaroma kita byla.

1.3.11. Pasibaigus raštvedybiniams metams yra suvedami bylų sudarymo statistiniai duomenys, jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje (5 priedas, 37 psl.), pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus aar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus. Patvirtinta bylų nomenklatūros suvestinės kopija ar nuorašas per 40 kalendorinių dienų nuo raštvedybinių metų pabaigos yra išsiunčiama įstaigai, įmonei ar organizacijai su kuria buvo derinta bylų nomenklatūra.

Bylų tvarkymas.

1.3.12. Bylos tavrkomos praėjus vieniems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo.

1.3.13. Jeigu įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra struktūrinių padalinių, tai įstaigos, įmonės ar organizacijos vadovas nustato darbuotojus atsakingus už bylų sutvarkymą šiuose padaliniuose. Bylų perdavimas iš vieno struktūrinio padalinio kitam arba darbuotojams atsakingiems už bylų perėmimą įforminamas aktu (6 priedas, 338 psl.), kur surašomos perimamos bylos.

1.3.14. Bylos tvarkomos:

1.3.14.1. pagal įstaigos, įmonės ar organizacijos bylų nomenklatūrą ir teisinius aktus, yra tikrinami kiekvienos bylos ir joje susegtų dokumentų saugojimo terminai, kuriuose jie nustatyti;

1.3.14.2. pagal nustatytą ar patvirtintą požymį yra tikrinamas dokumentų sisteminimas bylose;

Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai yra segami chronologine tvarka (dokumentai segami nuo anksčiausios dokumento datos ir baigiami segti vėliausia data), jei nėra taikoma kita sisteminimo tvarka. Bylose kur segami susirašinėjimo dokumentai, atsakomasis dokumentas segamas po iniciatyvinio dokumento, nežiūrint į tai kokios datos atsakomasis dokumentas.

1.3.14.3. jeigu byloje yra randama dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės ar bylos saugojimo termino, tie dokumentai yra susegami į reikiamas bylas.

Jeigu byloje yra juodraščių, nereikalindų dokumento egzempliorių, sąvaržėlių, segtukų, žymeklių, jie turi būti išimti.

1.3.15. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai turi būti sunumeruoti nustatyta tvarka pagal raštedybos taisykles:

1.3.15.1. bylos lapai numeruojami grafitiniu pieštuku arba numeratoriumi;

1.3.15.2. lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniame dešiniajame kampe, kad neliestų teksto;

1.3.15.3. antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas yra nenumeruojami, bylos vidaus apyrašas yra numeruojamas atskirai. Visi kiti byloje susegti dokumentų lapai numeruojami iš eilės;

1.3.15.4. bet kurio formato lapas, įsegtas į bylą vienu kraštu, yra numeruojamas kaip vienas lapas, o jei sulenktas ir įsegtas per vidurį tada numeruojama kaip du lapai;

1.3.15.5. jei byloje yra segamos nuotraukos, brėžiniai ar kiti panašūs dokumentai, tai lapo nnumeris rašomas antroje dokumento pusėje, kairiajame kampe. Jei anksčiau paminėti dokumentai priklijuojami ant popieriaus lapų, numeriai rašomi šalia dokumentų. Jei dokumentai yra sudėti į voką, jie numeruojami iš eilės kaip ir kiti byloje esantys dokumentai. Jei ant voko yra užrašyta kažkokia informacija tai vokas numeruojamas kaip bylos lapas;

1.3.15.6. jei byloje yra įsegtas spaudinys, tai jam užrašome bylos lapo atitinkama eilės numeri, tačiau visi jo lapai nenumeruojami iš naujo. Tada bylos baigiamajame įraše įrašome, kad byloje yra įsegtas spaudinys. Tačiau jei spaudinio lapai nesunumeruoti arba sunumeruoti neišeilės, tada sunumeruojame spaudinio lapus eilės tvarka, kaip ir kitus bylos lapus;

1.3.15.7. jei tikrinant bylos numeravimą yra randamos klaidos, tada yra taisomas bylos numeravimas:

– jei randame nesunumeruotų bylos lapų, tai numeruojame prieš juos sunumeruoto lapo numeriu, tik prirašome mažąsias raides abėcėlės tvarka, pvz.: 13a, 13b, 13c ir t.t.;

– jei randame kelis bylos lapus sunumeruotus tuo pačiu numeriu, tai šalia antrojo numerio ir daugiau parašome mažasias raides abėcėlės tvarka;

– jei byloje randame praleistų bylos lapų numerių, tai jie yra įrašomi bylos baigiamajame įraše;

– jei tikrinant bylos numeravimo klaidas, yra randama labai daug klaidų, tada byla pernumeruojama iš naujo: buvę lapų numeriai perbraukiami ir šalia rašomi nauji numeriai.

1.3.15.8. sunumeravus bylos lapus, bylos pabaigoje yra įsegamas bylos baigiamojo įrašo lapas (8 priedas, 40 psl.), kuriame yyra surašoma byloje: sunumeruotų lapų skaičius, lapų su defektais (išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t.t.) numeriai, įsegtų spaudinių skaičius ir atskirai nurodomas vidaus apyrašo lapų skaičius.

Jei taisome bylos numeravimą, tai būna užpildomas naujas baigiamasis įrašas, kuriame būna užrašomi bylos duomenys po pataisyto lapų numeravimo.

Jei byla sudaryta aplanke su raišteliais tai ...

Šiuo metu Jūs matote 50% šio darbo.

Matomi 3893 žodžiai iš 7786 žodžių.

Kiti mokslo darbai

Raštvedybos darbas

TURINYS 1. DOKUMENTŲ RENGIMO IR ĮFORMINIMO TAISYKLĖS 3 1.2 BENDROSIOS NUOSTATOS 3 1.3 BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI 3 1.4 DOKUMENTŲ REKVIZITAI 3 1.5 TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS 7 1.6 ORGANIZACINIŲ DOKUMENTŲ ĮF...

4 atsiliepimų
Parsisiųsti
Dokumentų registravimo bylų tvarkymas

Raštvedybos taisyklėse vartojamos sąvokos: Byla – pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti ir susisteminti dokumentai. Bylų apyrašas – įstaigos sudarytų bylų apskaitos ir paieškos dokumentas. Bylų nome...

6 atsiliepimų
Parsisiųsti
RAŠTVEDYBOS TERMINŲ ŽODYNAS

Turinys nebuvo būtinas, nes tai – žodynas. ĮŽANGA Lietuvos istorinės sąlygos susiklostė taip, kad ilgus jos amžius raštvedyboje buvo vartojamos svetimos kalbos: lotynų, vokiečių, senoji slavų, lenkų, rusų. XIX a. antroje p...

4 atsiliepimų
Parsisiųsti
AB “X” rašvedybos sistemos analizė

VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETAS VERSLOVADYBOS FAKULTETAS Parengė: Indrė Dėstytoja: ________________ Vilnius, 2004 TURINYS TURINYS 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); ĮVADAS 3 ĮMONĖS VEIKLOS APRA...

1 atsiliepimų
Parsisiųsti
Mokyklos raštvedybos sistemos analizė

TURINYS Įvadas 3 Trumpas įstaigos veiklos aprašymas 4 Įstaigos valdymo struktūra 4 Raštvedybos sistema 5 Dokumentų apyvartos schema ir aprašymas 5 Registravimo priemonės ir reikalavimai 6 Bylų nomenklatūra 9 (adsbygoogle = wind...

2 atsiliepimų
Parsisiųsti
Atsisiųsti šį darbą